Автоматизация кафетерия льгот
«Современный бизнес очень динамичен. Автоматизация процессов позволяет эффективно распределить ресурсы, исключить человеческий фактор и получить упорядоченные данные. Денис Чалов, генеральный директор БЕНЕФАКТОРИ, рассказал нам об основных особенностях и тонкостях автоматизации кафетерия льгот. «Я твердо уверен, что кафетерий льгот может работать только на базе автоматизированной платформы. Я не знаю ни одного успешного проекта в компаниях с численностью от 100 сотрудников с гибким соцпакетом в экселе»
Денис Чалов, генеральный директор BENEFACTORY
Кафетерий льгот — это гибкая система бонусов, где каждый сотрудник самостоятельно определяет структуру и наполнение своего пакета льгот и бенефитов. В кафетерий включаются льготы и вознаграждения, работающие на улучшение жизни и здоровья сотрудников, и они должны соотноситься с общей стратегией управления талантами в вашей компании.
При правильном внедрении формат кафетерия выгоден работодателю, потому что позволяет перераспределить бюджет и перевести невостребованные льготы в льготы, которые важны сотрудникам здесь и сейчас. Удовлетворенность и вовлеченность персонала растет без дополнительных бюджетных затрат.
Как показывает практика, кафетерий льгот работает только при следующих условиях:
- Широкий выбор льгот с учетом разнообразия предпочтений.
- Льготы доступны всем сотрудникам компании во всех городах.
- Сотрудники не могут монетизировать льготы.
- Быстрое и удобное получение льгот.
Текучесть персонала
Сотрудники приходят, увольняются, их переводят в другие города и юридические лица, они уходят в декрет и возвращаются обратно. Любое такое перемещение требует своевременной и правильной отработки с точки зрения кафетерия льгот:
- Сотруднику нужно начислить персональный бюджет в валюте кафетерия льгот в зависимости от даты приема, региона, грейда и др.
- Сотруднику нужно рассказать о возможностях выбора и предоставить ему такой выбор — дать в руки инструмент и научить с ним работать. Набор доступных льгот, как правило, тоже зависит от региона, грейда и других свойств сотрудника.
- При переводе сотрудника в другой город нужно предложить только те льготы, которые доступны там. Или открепить сотрудника от льгот в регионе, который он покинул, не забыв спросить, не нужно ли сделать то же самое для его родственников, если он переезжает с ними.
- При смене юридического лица нужно открепить сотрудника и его родственников от договоров с поставщиками льгот со старым юридическим лицом и прикрепить к договорам с новым юридическим лицом.
Жизненные события
Сотрудники женятся и выходят замуж, у них рождаются дети, меняются документы, и им снова нужен инструмент для выбора новых льгот.
Выбор и оформление льгот
Выбирая льготы, сотрудники должны понимать, сколько будет стоить тот или иной вариант страховки для ребенка, утренний тип абонемента в фитнес, 8 занятий итальянским языком с носителем и т. п. При этом цены могут со временем меняться. Потом данные о выбранных льготах нужно собрать, систематизировать, обработать и разослать поставщикам льгот, вычесть стоимость выбранных льгот на момент оформления из бюджета каждого сотрудника.
А еще нужно обеспечить возможность софинансирования льгот, когда у сотрудников бюджеты кафетерия небольшие или частично израсходованы (привет удержаниям из заработной платы). Если весь этот процесс, начиная от выбора и заканчивая оформлением и получением льготы, будет для сотрудника сложным и долгим, он поставит крест на такой инициативе работодателя, и лояльность сотрудника вместе с вовлеченностью только упадет.
Бюджеты, налоги, проводки
Почти каждая льгота кафетерия — это дополнительные налоги. Это не ДМС, которое в пределах 6% от ФОТ относится к расходам. Большая часть гибких льгот дополнительно облагается страховыми взносами. У сотрудника нужно удержать НДФЛ или компенсировать ему такое удержание.
Это значительная нагрузка на бухгалтерию, если не автоматизировать налоговый учет кафетерия льгот. Если бюджет кафетерия льгот формировать за счет уменьшения бюджета на ДМС, то либо нужно готовиться к дополнительным бюджетным расходам, либо специальным образом переводить стоимость льготы в валюту кафетерия льгот с понижающим коэффициентом, чтобы учитывать рост налоговой нагрузки. Вручную — это неподъемная задача.
Поставщики льгот
Чем больше у вас сотрудников, чем больше городов, где они работают, тем более разнообразную корзину льгот нужно собрать. Принадлежность к определенному поколению — далеко не единственный фактор, влияющий на выбор льгот отдельно взятым сотрудником. Статистика BENEFACTORY показывает, что на выбор в значительной мере также влияет уровень доходов и регион, в котором работает и проживает сотрудник. Например, чем дальше от крупного центра находится сотрудник, тем меньше он ценит ДМС, так как в небольших городах разница между ДМС и ОМС исчезающе мала: клиники те же, врачи те же, услуги те же. Поэтому так важно предложить всем сотрудникам достаточный выбор вне зависимости от региона, где они живут и работают. Т. е. вы должны найти достаточное количество поставщиков, заключить с ними договоры, обеспечить непрерывное взаимодействие по оформлению льгот для сотрудников, документооборот и взаиморасчеты. Если в городах-миллионниках это вполне решаемая задача, то в небольших городах и дальних регионах сложность задачи значительно возрастает. Администрировать все эти процессы вручную невозможно.
Поэтому на текущий момент большинство проектов с так называемыми гибкими льготами — это не кафетерий льгот, а просто дополнительная льгота в виде компенсации расходов сотрудников. Сотрудник должен сначала потратить свои деньги, принести подтверждающие документы (договоры, чеки, выписки с банковского счета, билеты, путевки и т. п.), а работодатель — проверить и утвердить заявку сотрудника на возмещение, которое он в лучшем случае получит в ближайшую выплату заработной платы, а чаще всего — в течение года в несколько приемов. Такой подход существенно снижает привлекательность программы гибких льгот для сотрудников.
Есть и другая негативная для работодателя сторона такого подхода, о которой, как правило, не задумываются. Если компания компенсирует медицинские и санаторно-курортные услуги, то подтверждающие документы, как правило, содержат медицинский диагноз, а это персональные данные специальной категории, их уровень защиты технически и организационно должен быть существенно выше.
Как показывает практика, отличным решением задачи разнообразия поставщиков льгот в регионах являются пополняемые пластиковые и предоплаченные виртуальные платежные карты. Перечислим основные преимущества использования таких карт:
- Пластиковые карты принимаются везде, где работает оплата по банковской карте «МИР».
- Решена проблема монетизации льгот: номинал такой карты невозможно снять в банкомате в виде наличных или перевести на другую карту.
- Работает жесткое ограничение на торговые точки, где можно расплачиваться такой картой. Например, карта «Аптечная» работает в любых аптеках и салонах оптики и нигде более! При этом в регионах, где ценность ДМС для работников близка к нулю, эта карта используется как альтернатива ДМС, потому что лекарства покупают все.
- Решена проблема стоматологии, когда даже при наличии стоматологии в программе ДМС сотрудники ей не пользуются, доверяя «своему» стоматологу гораздо выше. Здесь на помощь приходит виртуальная карта «Здоровье».
- Удобная и быстрая дистрибуция виртуальных карт без физического носителя. Это очень важно для крупных компаний с сотрудниками, разбросанными по всей территории РФ.
«Правильный кафетерий льгот — это всегда сбалансированное, полностью автоматизированное решение с функциями самообслуживания для работников и работодателя, интегрированное с поставщиками льгот вне зависимости от их местонахождения. «Подарок в Квадрате», с которым у нас автоматизированы процессы взаимодействия, выпуска и доставки карт, обеспечивает нам полное покрытие во всех регионах, особенно в небольших городах, где прямое подключение отдельных поставщиков экономически нецелесообразно»
Денис Чалов, генеральный директор BENEFACTORY
Тенденции и мировой опыт
Двойная роль технологий
Технологии не только предоставляют оперативное управление и контроль расходов, но и отвечают потребностям сотрудников в практическом смысле:
- Онлайн-планирование и управление HR-маркетингом позволяют правильнее донести ценность программы льгот для сотрудника — каждый третий скажет, что льготы лучше всего соответствуют их потребностям, когда к ним обращаются через онлайн-портал и используют интерактивную коммуникацию;
- Компании, в 2016-2017 гг. внедрившие технологии для стратегии льгот, уже сегодня высоко оценивают, как они влияют не только на вовлеченность и удовлетворенность, но и и на рост благосостояния персонала, помогают в управлении бизнес-целями и прогнозировании расходов.
И очень важно, это удобство использования! Кафетерий льгот должен быть автоматизирован.
«Как показывает практика, те компании, которые пытались «на коленке» в Excel запустить проект гибких льгот и его администрировать, не смогли достичь поставленных целей. Заниматься поиском поставщиков, заключением договоров, сопровождением — это не корпоративный бизнес. Лучше использовать проверенных партнёров, которые предоставляют готовые автоматизированные решения.»
Денис Чалов, генеральный директор BENEFACTORY
Эволюция льгот
Мировые отчеты показывают, что льготы, позволяющие сотрудникам оставаться физически здоровыми, управлять финансами, помогать в уходе за детьми или способствующие их карьерному росту, создают более высокую заинтересованность и большую отдачу инвестиций работодателя.
Формирование стратегии льгот вышло на фундаментально новый уровень. Компании оценивают влияние льгот на жизненные приоритеты сотрудников, отражающие их благополучие, это имеет решающее значение для вовлечения персонала в бизнес-цели компании.
Компания с комплексной стратегией льгот, основанной на гибком выборе, технологиях, HR-маркетинге и аналитике данных:
- Имеет в 2 раза больше шансов на оперативное прогнозирование и контроль затрат;
- В 2 раза вероятнее предложит сотрудникам те льготы, которые они хотят получить;
- На 95% чаще предложит льготы, которые влияют на стратегические цели бизнеса.
Москва, 3-я ул. Ямского поля, дом 2, корпус 7, офис 116
Все права защищены © 2022 Cайт разработан в Agency-5